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Jalme Pereira 
A eficiência no trabalho é uma habilidade cada vez mais valorizada. Independentemente da posição hierárquica ocupada, ter consciência da própria eficiência e saber, por exemplo, como otimizar o tempo e os recursos disponíveis, pode ser crucial para alcançar resultados.
Segundo estudos do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), os brasileiros costumam trabalhar longas horas. No entanto, mesmo com uma jornada de trabalho média de 40 a 44 horas semanais, o impacto dessas horas não é proporcional aos resultados alcançados. Isso sugere que o problema não é a quantidade de tempo, mas como esse tempo é utilizado.
O problema é que nem sempre temos consciência exata do quanto ou quando somos ou não eficientes, a não ser quando nos deparamos com uma pilha de prazos perdidos, acúmulo de tarefas, e sobrecarga de trabalho.
A ineficiência costuma gerar frustração, estresse e impactar negativamente os relacionamentos entre colegas, que muitas vezes precisam compensar o desempenho aquém do esperado de outras pessoas. Como resultado, aqueles que percebem que o tempo não será suficiente acabam fazendo horas extras para tentar compensar a falta de produtividade. Isso frequentemente leva à desmotivação, além de críticas por parte de superiores e colegas, o que afeta diretamente a confiança e autoestima dos envolvidos.
Situações que levam à ineficiência
Um dos principais fatores da ineficiência é a falta de clareza nos objetivos. Quando não há metas claras e bem definidas, fica difícil priorizar tarefas, o que leva à perda de foco e à execução de atividades menos relevantes. Outro grande obstáculo é a procrastinação: adiar tarefas importantes cria um acúmulo de responsabilidades. A desorganização, a ausência de controle sobre o fluxo de trabalho e a má gestão do tempo também podem resultar em tarefas não concluídas ou feitas de forma inadequada. Além disso, distrações com notificações do celular ou colegas interrompendo para conversas constantes são verdadeiras vilãs da eficiência, pois, diminuem a concentração e dificultam a retomada do ritmo produtivo. Por fim, o excesso de tarefas, quando a carga de trabalho é muito alta, pode levar a pessoa a se sentir sobrecarregada, em vez de aumentar a produtividade. A ineficiência afeta a equipe e a empresa como um todo.
Soluções para se tornar mais eficiente
A busca constante por melhoria pessoal e autossuficiência no desempenho (busca pela perfeição no auto fazer) é uma alternativa para que o profissional possa ser mais eficiente. Ela sugere que o indivíduo não só cumpre suas responsabilidades, mas também procura fazer isso de maneira impecável, por meio de esforço e dedicação próprios.
No entanto, é importante ter cuidado para que esse esforço não seja confundido com perfeccionismo, que muitas vezes pode ser um obstáculo à eficiência, já que o medo de não alcançar a perfeição pode levar à procrastinação ou à demora nas entregas. O ideal está em equilibrar essa “busca pela perfeição” com a ideia de ‘eficiência prática’ — fazer bem-feito, mas também dentro de um tempo adequado.
Aqui estão algumas dicas práticas para melhorar a sua produtividade:
1) Analise como você gasta seu tempo no trabalho: durante uma semana, anote todas as atividades que você realiza, incluindo pequenas interrupções. Isso te dará uma visão clara de onde você está gastando mais tempo e o que pode ser otimizado ou reduzido.
2) Qualifique as tarefas: ao final da semana, categorize essas atividades (tarefas, reuniões, tempo em e-mails, distrações…) Em quatro quadrantes: “urgente e importante”, “urgente, mas não importante”, “importante, mas não urgente”, e “nem urgente e nem importante”.
3) Trabalhe em blocos: realize imediatamente as tarefas “urgentes e importante” e delegue as que são “urgente, mas não importante” para que sejam resolvidas. Em seguida, separe períodos específicos para realizar as tarefas que estão no quadrante “importante, mas não urgente”, para que não se tornem urgente com o tempo. Reduza as tarefas que estão no quadrante “nem urgente e nem importante”. Isso vai te ajudar a reduzir as interrupções no trabalho.
4) Se comunique de forma clara: antes de enviar um e-mail ou mensagem revise se o conteúdo é claro, objetivo e se responde a todas as possíveis dúvidas (“o que”, “quem”, “quando”, “onde”, “como” e “por quê”). Use listas e tópicos quando necessário. Esclareça as possíveis dúvidas, isso evita a necessidade de múltiplas mensagens para um único assunto.
5) Evite multitasking (realizar muitas tarefas ao mesmo tempo): concentre-se em uma tarefa de cada vez para garantir maior qualidade e rapidez na execução.
6) Conquiste autonomia e assuma responsabilidade: quando surgir uma tarefa, pergunte a si mesmo: “eu posso resolver isso por conta própria ou preciso envolver outras pessoas?”. Tente resolver o máximo de problemas de forma independente, assumindo a responsabilidade. Na dúvida, pesquise ou consulte materiais antes de perguntar, o que economiza o tempo dos colegas e o seu.
7) Desenvolva a resiliência e adaptação: desenvolva um “plano b” para atividades mais críticas. Isso pode incluir ter sempre uma segunda opção para concluir uma tarefa ou criar uma lista de prioridades secundárias para trabalhar, caso o plano original sofra uma interrupção. Essa flexibilidade reduz o impacto de imprevistos.
8) Colabore com a equipe: a eficiência não está apenas em fazer o trabalho, mas em colaborar de maneira eficaz com colegas. Compartilhar informações e apoiar a equipe evita sobrecarga, retrabalho e cria um ambiente mais fluido e produtivo.
Busque ser mais eficiente
Motivar alguém a ser mais eficiente exige empatia e comunicação clara. Mostre os benefícios tangíveis de ser mais produtivo como menos estresse, melhor qualidade de vida e mais reconhecimento no trabalho. Reforce o impacto positivo que isso terá no ambiente profissional e pessoal do outro.
A eficiência é uma escolha. Começa com pequenas mudanças de hábitos e atitudes que, no longo prazo, transformam a rotina e resultados. Que tal começar agora? Avalie suas rotinas, estabeleça metas e descubra o poder de ser mais eficiente.
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