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Jalme Pereira 
A eficácia no ambiente de trabalho é um dos fatores que mais impactam a performance profissional e os resultados de uma empresa.
O problema é que nem sempre as pessoas entendem o que é ser mais eficaz e têm dúvidas sobre como alcançá-la. Assim, é muito comum ver um colaborador fazendo, com extrema eficiência, tarefas completamente inúteis e deixando de gerar resultados significativos.
Peter Drucker, o pai da Administração moderna, define: “A eficiência consiste em fazer certo as coisas“. Geralmente está ligada ao como realizar as operações com menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc. Já a eficácia consiste em fazer as coisas certas, que levam quem trabalha com eficiência ao resultado desejado.
Para exemplificar, imagine que, em um departamento, o ar-condicionado começa a pingar água no chão. Um funcionário, ao perceber a situação, rapidamente pega toalhas, um balde e um esfregão e limpa a água acumulada. Ele agiu com eficiência, resolvendo o problema momentaneamente. No entanto, horas depois, o ar-condicionado volta a pingar, e o funcionário repete o mesmo processo. Essa é uma típica ação de alguém eficiente, mas que parece ficar “enxugando gelo” o tempo todo.
Por outro lado, um segundo funcionário, ao ver o vazamento, decide investigar a causa. Ele verifica o aparelho e percebe que o filtro estava entupido, o que causava o gotejamento. Depois de limpar o filtro, o problema foi resolvido. Esse funcionário agiu com eficácia, porque abordou a raiz do problema, solucionando-o de maneira definitiva. Ele pensou antes de agir.
O que sofrem as pessoas ineficazes
Quando uma pessoa não é eficaz, ela vive num constante sentimento de frustração. Isso porque, apesar de se dedicar muito, em algumas ocasiões o resultado não corresponde ao esforço. Por exemplo, ela pode passar horas e dias em uma tarefa, mas o resultado não atinge as expectativas nem cumpre os objetivos necessários. No dia a dia de trabalho, isso gera estresse, ansiedade, cansaço, atrasos e, ainda, uma constante sensação de sobrecarga.
Causas da falta de eficácia
A falta de eficácia pode ser resultado de diversos fatores. Um deles é a falta de planejamento, que leva à desorganização, resultando em dispersão e perda de foco. A procrastinação também contribui, pois, adiar tarefas importantes transforma o tempo em um adversário. Além disso, a falta de clareza nos objetivos torna difícil alinhar os esforços com os resultados esperados, criando confusão sobre o que precisa ser feito. O excesso de tarefas e distrações também é um vilão, pois muitas pessoas se sobrecarregam e perdem a capacidade de priorizar o que realmente importa.
Comportamentos que podem te ajudar a ser uma pessoa altamente eficaz:
1) Identifique a causa do problema: em vez de tratar apenas os efeitos visíveis de um problema, busque entender as causas subjacentes. Pergunte-se “por que isso está acontecendo?” e investigue até chegar ao cerne da questão.
2) Pense antes de agir: antes de partir para a ação, tire um momento para refletir sobre qual seria a melhor abordagem. Isso evita o desperdício de tempo com soluções temporárias e garante que sua ação tenha impacto duradouro.
3) Busque soluções permanentes: ao enfrentar um problema, priorize soluções que o eliminem de forma definitiva. Isso pode exigir mais esforço no início, mas evitará retrabalhos futuros e economizará tempo no longo prazo.
4) Priorize qualidade sobre quantidade: fazer muitas coisas rapidamente não é o mesmo que ser eficaz. Priorize fazer o que realmente importa de forma completa e duradoura, ao invés de apenas aumentar o volume de tarefas realizadas.
5) Antecipe problemas potenciais: não espere que o problema se agrave. Ao identificar pequenos sinais de algo que pode dar errado, aja rapidamente para evitar que o problema cresça. Pessoas eficazes são proativas, não reativas.
6) Desenvolva uma visão sistêmica: enxergue o trabalho como um todo interligado. Compreenda como as diferentes partes de um processo ou organização se conectam e tome decisões que beneficiem o sistema como um todo, não apenas a sua parte.
7) Evite soluções paliativas: soluções rápidas e improvisadas podem parecer eficientes, mas geralmente criam mais trabalho no futuro. Evite a tentação de “colocar um band-aid” e dedique tempo para resolver a questão de uma vez por todas.
8) Aprenda com o passado: avalie os erros e acertos de situações anteriores e aplique essas lições para melhorar a eficácia no futuro. Isso ajuda a evitar cair nas mesmas armadilhas repetidamente.
9) Mantenha o foco no objetivo final: muitas vezes, nos distraímos com tarefas periféricas que não contribuem para o objetivo principal. Defina claramente o que é mais importante e organize-se para não deixar o estresse e a pressão da entrega tirarem seu foco e afetar seu desempenho.
10) Gerencie seus recursos de forma inteligente: não desperdice tempo, energia ou materiais com atividades que não trazem resultados. Reconheça que não pode fazer tudo e não tenha receio de negociar restrições como: escopo, custo, qualidade e tempo das tarefas, levando em conta objetivos e capacidades.
11) Faça as perguntas certas: o caminho para a eficácia passa por saber se questionar e questionar os outros e, principalmente, as “verdades absolutas”, para aprender mais. Nunca se acomode com respostas vagas ou superficiais.
A eficácia começa com a mentalidade correta. Pessoas que têm clareza de seus objetivos e sabem que seus esforços terão recompensas tendem a ser mais eficazes. Para motivar-se, pense nos benefícios de ser eficaz: menos estresse, mais tempo livre, melhores resultados e o reconhecimento de seu trabalho. Além disso, busque inspiração em exemplos de sucesso ao seu redor.
Não espere as circunstâncias ideais ou o momento perfeito para começar, pois eles nunca virão. Dê o primeiro passo para transformar seu trabalho. Seja mais eficaz e alcance mais resultados com menos esforço. A jornada começa com pequenas ações diárias.
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